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Asistente Administrativo
Medio tiempo • Gold Beach, OR
Beneficios:
- Formación y desarrollo
Título del puesto: Asistente administrativa
Posición: A tiempo parcial: 18 $/hora
Resumen del puesto
El Asistente Administrativo mantiene Wally's House funcionando sin problemas proporcionando un apoyo organizado y fiable al Director Ejecutivo, al personal del Centro, a los voluntarios y a los socios comunitarios. Este puesto coordina las operaciones de oficina, los registros, la comunicación y las actividades de voluntariado, requiriendo una organización sólida, discreción y buen juicio, junto con interacciones profesionales y culturalmente respetuosas con niños y familias.
Responsabilidades clave
Oficina Principal y Administración General
- Contestar, filtrar y dirigir llamadas telefónicas; saludar a los visitantes y dirigirlos al personal correspondiente. Proporcionar apoyo administrativo al personal, incluyendo cartas, documentos, hojas de cálculo e informes.
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- Procesar el correo entrante y las entregas (recogida, clasificación, escaneo, archivo, distribución).
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- Mantener áreas organizadas de oficina, suministros y archivos administrativos, incluyendo materiales de referencia, plantillas y listas de verificación que respalden procedimientos coherentes de oficina.
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- Mantener registros y listas precisos de contactos, juntas, donantes y voluntarios.
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- Apoyar proyectos especiales, mejoras de procesos y sistemas administrativos según se indique.
Reuniones, programación y apoyo al programa
- Prepara agendas y materiales, envía recordatorios y coordina la logística (preparación/desmontaje) para el personal, la Junta, el Comité de Eventos y otras reuniones.
- Proporcionar apoyo administrativo y logístico para entrevistas forenses, clínicas y otras actividades del Centro, incluyendo la grabación de estadísticas del programa.
- Coordina a los voluntarios para eventos y necesidades continuas del Centro (horarios, comunicación, horarios).
- Desarrollo, Apoyo a Donantes y Eventos
- Apoyar las actividades de desarrollo mediante la introducción de datos, el procesamiento de donaciones y el seguimiento de donaciones en especie.
- Prepara y controla las cartas de agradecimiento de donantes/patrocinadores, recibos de donación y registros de donantes.
- Coordina la recaudación de fondos y eventos comunitarios, incluyendo materiales de planificación, listas de patrocinadores/donantes, confirmaciones de asistencia, coordinación de voluntarios, logística del día del día y seguimiento.
- Comunicaciones y divulgación
- Prepara folletos, gráficos para redes sociales y materiales para eventos utilizando plantillas organizativas aprobadas.
- Apoya las comunicaciones en redes sociales, incluyendo la promoción de eventos, el intercambio de socios y las publicaciones programadas.
- Conducta profesional y centrada en el cliente
- Mantener la confidencialidad al manejar información organizacional, de donantes, personal, cliente y programa.
- Crea un entorno seguro y acogedor mediante interacciones sensibles al desarrollo y culturalmente respetuosas con niños y familias.
- Trabajar de forma colaborativa con el personal, voluntarios y socios comunitarios, manteniendo los límites profesionales adecuados.
- Realizar otras tareas según se te asigne.
Educación y titulaciones
- Capacidad para levantar al menos 40 libras; transporte fiable y permiso de conducir válido.
- Inglés/español bilingües es un punto a favor.
- Capacidad para trabajar respetuosamente con niños, familias, personal, voluntarios y socios diversos.
- Profesional, fiable y capaz de ejercer buen juicio y confidencialidad.
- Bien organizado, detallista y capaz de priorizar, cumplir plazos y adaptarse de forma independiente.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Dominio de Google Workspace, Microsoft Office/Excel, gestión electrónica de archivos y captura de datos.
- 1–2 años de experiencia relacionada en administración, oficina o organizaciones sin ánimo de lucro (o equivalente).
Expectativas de posición
Este es un rol administrativo práctico en una organización pequeña y orientada a la misión. Las responsabilidades pueden variar según las necesidades organizativas, eventos estacionales y prioridades.
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